Pse çdo objekt duhet t'i ketë informatat e punës në një vend

Qoftë hotel butik, resort, apartamente me shërbim apo aparthotel, puna është aq e mirë sa informatat që qarkullojnë në të. Shumica e ekipeve ende i përcjellin copa-copa: një grup në WhatsApp, një inbox, një tabelë, një listë e printuar, një telefonatë pesë minuta para një ardhjeje dhe një dorëzim në fund të ndërrimit.

Secila copë funksionon më vete. Bashkë lënë pika të verbëra. Një burim i vetëm i së vërtetës, një vend ku çdo ekip sheh të njëjtat informata në kohë reale, dikur ishte luks që mund ta përballonin vetëm zinxhirët e mëdhenj. Sot është kërkesë bazë për objekt të çdo madhësie.

Sa kushtojnë informatat e shpërndara

Kur dita varet nga informata që vijnë nga disa kanale, ndodhin gjithmonë tri gjëra.

Gabimet shumohen. Kur rezervimet janë në një sistem, shënimet për pagesat në një tjetër dhe përditësimet e pastrimit në një grup chat-i, çdo dorëzim është rast për gabim: një rezervim i gabuar, një riparim i harruar, një faturë që nuk përputhet me atë që mysafiri kishte pranuar.

Koha humbet. Stafi e kalon ndërrimin duke kërkuar informata në vend që të veprojë. Një studim i vitit 2012 nga McKinsey Global Institute, i cituar gjerësisht, gjeti se punonjësit e zyrës e kalojnë afër një të pestën e javës së punës duke kërkuar dhe mbledhur informata. Në hotel, ku puna është kryesisht çështje kohe, ajo kohë kthehet direkt në vonesa.

Ekipet largohen nga njëri-tjetri. Recepsioni, pastrimi, kontabiliteti dhe menaxhmenti përfundojnë duke punuar me versione të ndryshme të së vërtetës. Kështu ndodhin rezervimet e dyfishta, detyrat e dyfishuara, konfuzioni se kush ka paguar, kërkesat e harruara të mysafirëve dhe përgjigjet e vonuara. Secila prej tyre të kushton besim, si te ekipi ashtu edhe te mysafirët.

Çka rregullon një regjistër i përbashkët

Një burim i vetëm i së vërtetës i mbledh të gjitha të dhënat e punës në një platformë, që të gjithë të shohin të njëjtat informata në të njëjtin moment.

Rezervimet nuk shpërndahen më nëpër faqe rezervimesh, inbox-e dhe shënime. Çdo ndryshim, anulim, preferencë dhe kërkesë e veçantë rri te vetë rezervimi. Pagesat, faturat, shumat e papaguara dhe raportet i sheh kushdo që ka nevojë për to. Statuset e dhomave, detyrat, afatet dhe prioritetet përditësohen në kohë reale, çka e shkurton kohën që një dhomë rri pa u shitur dhe e ngre cilësinë e çdo përgatitjeje të dhomës.

Bisedat bëhen aty ku bëhet puna, jo në një varg mesazhesh që humbet poshtë ekranit. Dhe menaxhmenti e sheh gjithë punën, ndaj ajo ecën njësoj në kulmin e sezonit dhe kur ndërrohet stafi.

Si e bën këtë thelobbyboy

thelobbyboy u ndërtua për objekte që nuk ia dalin më me një grumbull mjetesh të arnuara bashkë. Rezervimet, pagesat, pastrimi i dhomave, detyrat, kalendari dhe komunikimi me mysafirët rrinë në një qendër të vetme pune dhe e përditësojnë njëra-tjetrën automatikisht. Nuk ka versione që konkurrojnë me njëri-tjetrin. Ka vetëm një, dhe të gjithë punojnë prej tij.

Menaxherët e shohin në kohë reale, në një panel të vetëm, çdo rezervim, çdo pagesë në pritje, statusin e punës dhe ngarkesën e secilit. Stafi merr udhëzime të qarta, dhe çdo detyrë vjen me kontekstin, afatin dhe listën e kontrollit. Pronarët marrin raporte të besueshme, një pamje të saktë të të hyrave dhe një punë me më pak gabime.

Pse objektet po kalojnë në një sistem

Teknologjia e mikpritjes po largohet nga koleksionet e mjeteve të ndara dhe po shkon drejt sistemeve të lidhura. Objektet që punojnë me një burim të vetëm të së vërtetës zakonisht tregojnë për më pak gabime, për staf të ri që futet më shpejt në punë, për mysafirë më të kënaqur, për përgjegjësi më të qarta dhe për moral më të mirë në ekip.

Arsyeja është e thjeshtë. Me informata të copëzuara nuk mund të rritesh, madje as t'i mbash standardet.

Qëndrueshmëria fiton

Një burim i vetëm i së vërtetës është më pak blerje teknologjie dhe më shumë themeli i një pune të parashikueshme, profesionale dhe të ndërtuar rreth mysafirit. Në një biznes ku koha, saktësia dhe komunikimi kanë kaq shumë rëndësi, i gjithë objekti duhet të punojë nga një regjistër i besueshëm. Mysafirët nuk e shohin kurrë atë regjistër, por e vërejnë ekipin që punon me të.